Qu’est-ce qu’un processus d’intégration? Comment s’insère-t-il dans le plan d’intégration?

Le processus d’intégration, c’est tout ce qui entoure la venue d’un nouvel employé au sein de votre entreprise. C’est la manière par laquelle vous lui présenterez:

• Le bureau (espaces, stationnement, réfrigérateur, toilettes, etc.)
• Ses responsabilités (tâches quotidiennes, objectifs)
• Les autres employés (départements, postes, responsabilités, etc. Il saura à qui demander quelles informations!)
• Son contrat de travail (condition, salaire, avantages, etc. Cela peut avoir été fait au préalable).
• Divers dossiers nécessaires à l’embauche (spécimen de chèque, fiche maladie, politiques contre le harcèlement, etc.)
• Le fonctionnement des pauses, des dîners, à quel endroit manger, etc. 
• Les connaissances relatives à son entrée en poste (logiciel, tâches)

Un processus d’intégration concerne la paperasse et l’espace physique, mais aussi la transmission de diverses connaissances et la création d’un sentiment d’appartenance, de collaboration, de cohésion entre le nouvel arrivant et l’équipe. Cela déterminera fortement les résultats atteignables par l’employé et son taux de motivation face à votre entreprise. Le processus d’intégration suppose aussi un cheminement, une trajectoire, donc, de réaliser l’entrée en fonction de manière graduelle!

«Dans plusieurs emplois précédents, ma première journée en poste a été extrêmement chargée. En tant que nouvel employé, tout est inconnu: les tâches, mais aussi l’équipe, l’environnement, la méthodologie… C’est beaucoup de choses à apprendre et ce moment peut sembler brusque. J’avais dû rédiger un article qui serait publié le lendemain à 8h, reçu une formation de 16h à 17h sur les réseaux sociaux, puis j’avais dû créer du contenu pour le soir même en plus de réaliser un calendrier éditorial pour le lendemain. Un plan d’intégration aurait sûrement aidé mes supérieurs à pallier ces incohérences. Si tous les anciens employés savent ce qu’ils font et que ces tâches constituent la routine, tout est nouveau pour cet employé. Il faut le prendre par la main si on espère qu’il pourra un jour prendre davantage de responsabilités et de gros mandats sur ses épaules.» – Mathilde, rédactrice chez Anekdotes

Quelle est la différence entre l’accueil et l’intégration?

L’accueil concerne davantage le premier jour de l’employé et son arrivée physique sur les lieux de son travail. Il est important d’être préparé à l’avance pour créer un bon accueil, c’est comme accueillir un nouveau bébé chez soi!
Le plan d’intégration peut vous rappeler de:

• Préparer un espace de travail, un bureau avec tout le nécessaire à la réalisation des tâches de votre nouveau collaborateur
• Désigner quelqu’un pour prendre en charge le nouvel employé à son arrivée (accueillir à la porte à l’heure prévue, mais aussi faire la visite, les présentations, etc.) Communiquez l’identité de cette personne-ressource à l’avance à l’employé. 
• Informer le reste de l’équipe de la venue de ce nouvel employé (il se sentira davantage considéré si tout le monde l’attend plutôt que si l’équipe est surprise de voir un nouveau visage)

L’intégration s’étend sur une plus longue période et implique de réellement inclure l’employé au sein de votre équipe pour qu’il s’y sente à sa place et développe, possiblement, des atomes crochus avec ses collègues! Voilà pourquoi un plan d’intégration demande du temps, mais vous en sauve énormément à long terme.

Comment faire un plan d’intégration?

Il n’existe pas de bonne ou mauvaise formule pour faire un plan d’intégration. Par contre, il en existe des plus complètes. Néanmoins, le plus important est de réellement en faire un. Intégrer un nouvel employé, ça ne se fait pas du jour au lendemain et sans plan. L’arrivée d’un employé, ça se prépare! Le plan d’intégration concerne tout ce qui entoure les documents relatifs à l’entrée en poste, l’intégration dans l’équipe, la visite des espaces, la formation, etc. Voici les points principaux:

Formez votre employé pour qu’il puisse (et veuille) performer pour vous

Plus vous transmettez vos connaissances de manière claire, que vous prenez le temps dans votre journée de travail pour répondre aux questions de votre nouveau collaborateur et que vous donnez un effort de plus pour l’aider dans ses tâches, plus il apprendra rapidement, désirera mettre le temps pour réaliser ses objectifs avec minutie. Bref, il aura une meilleure performance, tout le monde aura du plaisir et vous ne tarderez pas à voir les résultats avec un bon plan d’intégration.

«Avant de travailler chez Anekdotes et d’écrire l’article que vous lisez présentement, je n’avais jamais entendu parler du plan d’intégration. Tiens, tiens… Est-ce une coïncidence que je me sois souvent sentie incompétente et désemparée dans plusieurs de mes anciennes expériences de travail? En faisant ces recherches, je ne crois pas que ce soit un hasard! Si un employé performe mal, ce n’est pas de sa faute seule. Les connaissances proviennent d’abord de l’équipe en place. Il est de votre responsabilité de les transmettre avec pédagogie et leadership. Un employé bien intégré est motivé!» – Mathilde

Demandez au DG de venir saluer et accueillir le nouvel employé

On vous a déjà parlé du fait que les actions du DG dictait la culture d’entreprise. L’accueil d’un nouveau collaborateur ne fait pas exception! Si le DG est trop occupé ou enfermé dans son bureau lors de l’arrivée d’un nouvel employé, il témoigne d’un manque de considération à l’égard de l’employé ou de la stagiaire. L’employé peut ainsi ressentir que son rôle n’est pas si important et qu’il est fort bien remplaçable. Prévoyez ce genre de présentations dans votre plan d’intégration.

«Surprise, surprise! Lors d’une de mes pires expériences de travail, je n’ai pas rencontré la directrice générale avant 2 semaines… Inutile de vous dire que je n’ai pas développé de lien satisfaisant avec cette personne et que cela a grandement entravé mon sentiment d’appartenance au lieu de travail. La rencontre avec le DG permet d’établir et de comprendre la hiérarchie en place dans l’entreprise. Cette rencontre permet de présenter les valeurs de l’entreprise et de solidifier le lien d’appartenance avec l’entreprise. C’est un détail qui fait la différence!» – Mathilde

Créez un parcours de présentation dans votre plan d’intégration

Planifiez l’échéancier des premières journées de votre employé entre visites des bureaux, rencontres d’équipe, remplissage des documents, informations sur la mission et les valeurs, les différentes formations, suivis, debriefing des premières impressions, etc. Vous devez procéder à ces “activités” de manière organisée. Vos journées de travail sont occupées: il faut faire du temps pour accueillir votre nouvel employé!

Organisez un événement de team bonding

Ça peut être informel: prendre un verre, déjeuner, dîner tous ensemble, jouer à un jeu. Cela aura pour effet de briser la glace et de permettre, déjà, à tous et au nouveau collaborateur de tisser des liens et créer des «inside jokes».

Créez un livret d’accueil et un manuel d’employé

Le livret d’accueil permet au nouvel employé d’avoir accès à toutes les informations importantes sur l’entreprise. C’est une manière de l’encadrer et de lui démontrer qu’il fait maintenant partie de l’équipe.

Comment établir un plan d’intégration pour un nouveau collaborateur?

Créez un plan d’intégration personnalisé

Vous avez beau avoir trouvé le meilleur candidat pour le poste, encore faut-il l’accompagner jusqu’à ce qu’il touche son plein potentiel. Chaque individu est différent: il faut donc que votre plan d’intégration le soit aussi. Fiez-vous aux expériences précédentes de votre nouveau collaborateur pour influencer vos plans de formation.

Assurez-vous du bien-être du nouvel employé

Félicitez-le d’avoir assimilé vos formations, motivez-le dans une tâche difficile. En tant que gestionnaire, vous devriez avoir à cœur que votre employé ne vive pas de stress (baisse de performance plutôt que productivité accrue!!!), se sente sécurisé et en confiance (rime aussi avec autonomie et motivation!). 

Soyez aussi attentionné et rigoureux dans votre processus d’intégration que dans le recrutement

Vous avez sélectionné un candidat avec beaucoup d’attention? Pourquoi ne pas poursuivre sur cette lancée en préparant son intégration avec soin et considération? Cela passe par le plan d’intégration. VOUS êtes responsable de le mettre en position de réussite. Il est de votre devoir de lui donner les outils et les informations pour grandir dans un environnement stimulant et ouvert. Un employé qui aime son emploi et son équipe jouera de manière positive sa position d’ambassadeur de votre entreprise et en parlera en bien à son entourage.

Soyez disponible et à l’écoute

Soyez disponibles pour vos nouveaux collaborateurs et soyez à l’écoute. Souvenez-vous de vos premières journées sur un lieu de travail! Tout le monde aime se sentir la bienvenue, savoir que les gens rencontrés sont intéressés par notre vécu, ne pas se sentir de trop autour de la table à dîner ou lorsque l’on pose des questions pour bien faire.

Un bon plan d’intégration est directement lié au roulement des employés ou à leur fidélisation/rétention: il est de votre ressort de mettre en place de manière structurée les conditions de travail gagnantes pour avoir un employé épanoui qui performera au sein de votre entreprise.

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Au cours des dernières années, les ressources humaines ont de plus en plus recours aux tests psychométriques pour sélectionner ou rediriger leurs candidats dans un poste ou organisation donnée. Se sentir compétent et valorisé en entreprise ne devrait plus être un bonus, mais la norme. Le test psychométrique est un instrument privilégié pour faire sentir les employés à leur place et bâtir une équipe professionnelle qui réussira à atteindre ses buts. 

Mais qu’est-ce qu’un test psychométrique?

La psychométrie est l’étude et la validation scientifique de mesures caractéristiques psychologiques. À ce propos, l’évaluation psychométrique constitue un outil de mesure standardisé qui se propose d’étudier:

• La construction psychologique d’une personne;
• Ses tendances comportementales; 
• Le tout, en rapport avec un échantillon représentatif. 

Tout dépendamment des tests psychométriques, ils peuvent servir à évaluer et discerner:

• aptitudes d’une personne
• motivations
• raisonnement
• intelligence émotionnelle
• potentiel
• capacités cognitivo-comportementales

Comment faire confiance aux tests psychométriques?

Le test psychométrique est:

• Scientifiquement validé, standardisé et normé;
• Une approche statistique objective qui a fait l’objet d’études et la méthode par comparaison;
• Permet de situer chaque personne par rapport à son groupe de référence sur la base de certains critères. 

Néanmoins, pour offrir une réponse réellement fidèle et efficace, le test choisi doit incontestablement être fiable et valide. Cette première caractéristique fondamentale appelle à la cohérence et la constance des résultats obtenus: ainsi, si une personne passe le même test plusieurs fois, ses résultats seront stables. La deuxième caractéristique relative à la validité joue sur la capacité du test d’évaluer ce qu’il entend mesurer. Il doit exister un lien entre la performance au test et les critères étudiés.

Quelle est la différence entre le test psychométrique et le test de QI?

Ces deux types de test ne doivent pas confondre. Le test de QI est une forme de test psychométrique (il en existe plusieurs!) qui se propose de révéler une réponse standardisée et quantitative de l’intelligence. En ce sens, le test psychométrique et le test de QI sont des instruments scientifiques servant à mesurer et évaluer certaines facettes de l’être humain. Dans les deux cas, les tests ne servent pas à “diagnostiquer” les individus: l’être humain est une machine complexe, c’est pourquoi il est recommandé d’appuyer ces divers tests d’autres observations et évaluations, de les inscrire dans un contexte plus large de rencontre et d’appréhension d’une personne. 

Pourquoi faire le test en contexte d’entreprise?

Les tests psychométriques sont un excellent moyen de:

• Faire fleurir votre compagnie en apprenant à mieux connaître et comprendre vos employés aussi bien que de potentiels recrutés. 
• Montrer de manière objective un trait de personnalité qui serait prisé ou non dans votre secteur de travail ou un poste donné. 
• Offrir un éclairage complémentaire et réduit les risques d’erreurs dans le recrutement. 
• Offrir des indices fiables et éloquents quant aux forces et faiblesses d’un candidat en écartant vos propres biais cognitifs.

Est-ce une bonne idée de toujours faire un test psychométrique à un gestionnaire?

Le test psychométrique est un outil précieux pour se situer vis-à-vis d’une tâche ou d’une équipe et l’employeur est toujours en droit de le demander. Pour le gestionnaire, le test psychométrique permet de donner une meilleure idée de comment répartir ses ressources selon les résultats de tendances comportementales et ses besoins. D’abord, le test psychométrique permet d’établir un profil qui peut aiguiller les décisions du gestionnaire quant à la nature de poste ou le type de gestion le plus bénéfique et avantageux d’un employé, qu’il soit potentiel ou ancien! Le test psychométrique permet aux gestionnaires d’offrir à ses employés l’occasion de se dépasser et d’évoluer dans un milieu qui leur ressemble.

Le test psychométrique permet de:

• prendre des décisions d’embauche éclairées;
• garder le personnel plus longtemps;
• mobiliser votre équipe;
• vous développer en tant que gestionnaire.

Comment se préparer au test psychométrique?

Il est bien facile de se préparer à un test psychométrique. Vous devez simplement essayer de ne pas vous préparer du tout!

• Il n’existe pas de mauvaises réponses: le plus important est de se faire confiance.
• Soyez vous-même: vous serez ainsi sélectionné pour un poste qui permettra de vous épanouir et de satisfaire votre employeur.
• Soyez honnête: montrez vos forces, tout comme vos limites et vos faiblesses.
• N’essayez pas d’étudier ou de vous vendre: c’est la compatibilité entre vous et un poste qui est évaluée.
• Gardez vos réponses spontanées.

Rassurez-vous, si vous n’obtenez pas l’emploi, ce n’est pas un échec. Votre profil est seulement plus utile ailleurs!

Peut-on faire un test psychométrique en ligne gratuit?

Bien qu’il existe de nombreuses propositions de tests psychométriques gratuits sur Internet, il est recommandé de se fier aux formats:

• Officiels;
• Standardisés;
• Scientifiquement validés,

Ce qui n’est pas toujours le cas en ligne. De plus, l’interprétation des résultats devrait toujours être faite par un professionnel. La distinction entre certains tests de personnalité retrouvés en grand nombre et gratuitement sur le Web et le test psychométrique validé n’est pas toujours évidente… La validation scientifique est ce qui différencie réellement le test psychométrique de tous les autres tests de personnalité qui sont accessibles gratuitement sur le web. Néanmoins, les tests en ligne gratuits peuvent servir à vous donner une idée avant d’investir dans une démarche poussée. Les résultats ne sont pas exactement garantis! Si votre test n’a pas de certification ou de reconnaissance scientifique, il est trop dangereux de faire de mauvais constats en le choisissant.

Exemple d’un test psychométrique

Il existe plusieurs formes de test psychométrique:

• Comme mentionné, ils ont le plus souvent pour but d’évaluer vos forces et faiblesses, vos aptitudes, vos intérêts ou encore votre potentiel (capacité à développer une aptitude non encore acquise), l’originalité de pensée, l’assertivité, l’extraversion, l’adaptabilité, etc.
• La plupart propose aussi une approche nuancée des réponses à une question fonctionnant par degrés (extrêmement d’accord, d’accord, peu d’accord, complètement en désaccord, etc.) par des mesures auto-rapportées.
• Sous forme de questionnaire, les scores quantifiés aboutiront à un résultat final.

En somme, les résultats d’un test psychométrique doivent s’inscrire dans le cadre d’une évaluation globale du potentiel d’un candidat, afin d’offrir un recensement d’informations plus riches et une meilleure prédictivité. Il faut choisir le modèle du test psychométrique avec soin selon la situation et le bon contexte. Entre tests de personnalité, tests d’aptitudes, tests d’intérêts ou de potentiel, le test psychométrique est parfait pour optimiser et préciser vos recherches de candidatures.

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