On entre dans un gros sujet ici: le plan d’intégration. S’il peut sembler anodin, inutile ou méconnu, soyez assuré qu’il est nécessaire et fait TOUTE la différence pour votre nouvel arrivant. Évidemment, il devrait vous incomber de faire sentir un nouvel employé à l’aise, confortable et accueilli. Mais nous tenterons également de démontrer comment ce que vous donnez vous reviendra également, en termes de productivité et de fidélisation à l’aide d’un plan d’intégration structuré!
Qu’est-ce qu’un processus d’intégration? Comment s’insère-t-il dans le plan d’intégration?
Le processus d’intégration, c’est tout ce qui entoure la venue d’un nouvel employé au sein de votre entreprise. C’est la manière par laquelle vous lui présenterez:
- Le bureau (espaces, stationnement, réfrigérateur, toilettes, etc.)
- Ses responsabilités (tâches quotidiennes, objectifs)
- Les autres employés (départements, postes, responsabilités, etc. Il saura à qui demander quelles informations!)
- Son contrat de travail (condition, salaire, avantages, etc. Cela peut avoir été fait au préalable).
- Divers dossiers nécessaires à l’embauche (spécimen de chèque, fiche maladie, politiques contre le harcèlement, etc.)
- Le fonctionnement des pauses, des dîners, à quel endroit manger, etc.
- Les connaissances relatives à son entrée en poste (logiciel, tâches)
Un processus d’intégration concerne la paperasse et l’espace physique, mais aussi la transmission de diverses connaissances et la création d’un sentiment d’appartenance, de collaboration, de cohésion entre le nouvel arrivant et l’équipe. Cela déterminera fortement les résultats atteignables par l’employé et son taux de motivation face à votre entreprise. Le processus d’intégration suppose aussi un cheminement, une trajectoire, donc, de réaliser l’entrée en fonction de manière graduelle!
«Dans plusieurs emplois précédents, ma première journée en poste a été extrêmement chargée. En tant que nouvel employé, tout est inconnu: les tâches, mais aussi l’équipe, l’environnement, la méthodologie… C’est beaucoup de choses à apprendre et ce moment peut sembler brusque. J’avais dû rédiger un article qui serait publié le lendemain à 8h, reçu une formation de 16h à 17h sur les réseaux sociaux, puis j’avais dû créer du contenu pour le soir même en plus de réaliser un calendrier éditorial pour le lendemain. Un plan d’intégration aurait sûrement aidé mes supérieurs à pallier ces incohérences. Si tous les anciens employés savent ce qu’ils font et que ces tâches constituent la routine, tout est nouveau pour cet employé. Il faut le prendre par la main si on espère qu’il pourra un jour prendre davantage de responsabilités et de gros mandats sur ses épaules.» – Mathilde, rédactrice chez Anekdotes
Quelle est la différence entre l’accueil et l’intégration?
L’accueil concerne davantage le premier jour de l’employé et son arrivée physique sur les lieux de son travail. Il est important d’être préparé à l’avance pour créer un bon accueil, c’est comme accueillir un nouveau bébé chez soi!
Le plan d’intégration peut vous rappeler de:
- Préparer un espace de travail, un bureau avec tout le nécessaire à la réalisation des tâches de votre nouveau collaborateur
- Désigner quelqu’un pour prendre en charge le nouvel employé à son arrivée (accueillir à la porte à l’heure prévue, mais aussi faire la visite, les présentations, etc.) Communiquez l’identité de cette personne-ressource à l’avance à l’employé.
- Informer le reste de l’équipe de la venue de ce nouvel employé (il se sentira davantage considéré si tout le monde l’attend plutôt que si l’équipe est surprise de voir un nouveau visage)
L’intégration s’étend sur une plus longue période et implique de réellement inclure l’employé au sein de votre équipe pour qu’il s’y sente à sa place et développe, possiblement, des atomes crochus avec ses collègues! Voilà pourquoi un plan d’intégration demande du temps, mais vous en sauve énormément à long terme.
Comment faire un plan d’intégration?
Il n’existe pas de bonne ou mauvaise formule pour faire un plan d’intégration. Par contre, il en existe des plus complètes. Néanmoins, le plus important est de réellement en faire un. Intégrer un nouvel employé, ça ne se fait pas du jour au lendemain et sans plan. L’arrivée d’un employé, ça se prépare! Le plan d’intégration concerne tout ce qui entoure les documents relatifs à l’entrée en poste, l’intégration dans l’équipe, la visite des espaces, la formation, etc. Voici les points principaux:
Formez votre employé pour qu’il puisse (et veuille) performer pour vous
Plus vous transmettez vos connaissances de manière claire, que vous prenez le temps dans votre journée de travail pour répondre aux questions de votre nouveau collaborateur et que vous donnez un effort de plus pour l’aider dans ses tâches, plus il apprendra rapidement, désirera mettre le temps pour réaliser ses objectifs avec minutie. Bref, il aura une meilleure performance, tout le monde aura du plaisir et vous ne tarderez pas à voir les résultats avec un bon plan d’intégration.
«Avant de travailler chez Anekdotes et d’écrire l’article que vous lisez présentement, je n’avais jamais entendu parler du plan d’intégration. Tiens, tiens… Est-ce une coïncidence que je me sois souvent sentie incompétente et désemparée dans plusieurs de mes anciennes expériences de travail? En faisant ces recherches, je ne crois pas que ce soit un hasard! Si un employé performe mal, ce n’est pas de sa faute seule. Les connaissances proviennent d’abord de l’équipe en place. Il est de votre responsabilité de les transmettre avec pédagogie et leadership. Un employé bien intégré est motivé!» – Mathilde
Demandez au DG de venir saluer et accueillir le nouvel employé
On vous a déjà parlé du fait que les actions du DG dictait la culture d’entreprise. L’accueil d’un nouveau collaborateur ne fait pas exception! Si le DG est trop occupé ou enfermé dans son bureau lors de l’arrivée d’un nouvel employé, il témoigne d’un manque de considération à l’égard de l’employé ou de la stagiaire. L’employé peut ainsi ressentir que son rôle n’est pas si important et qu’il est fort bien remplaçable. Prévoyez ce genre de présentations dans votre plan d’intégration.
«Surprise, surprise! Lors d’une de mes pires expériences de travail, je n’ai pas rencontré la directrice générale avant 2 semaines… Inutile de vous dire que je n’ai pas développé de lien satisfaisant avec cette personne et que cela a grandement entravé mon sentiment d’appartenance au lieu de travail. La rencontre avec le DG permet d’établir et de comprendre la hiérarchie en place dans l’entreprise. Cette rencontre permet de présenter les valeurs de l’entreprise et de solidifier le lien d’appartenance avec l’entreprise. C’est un détail qui fait la différence!» – Mathilde
Créez un parcours de présentation dans votre plan d’intégration
Planifiez l’échéancier des premières journées de votre employé entre visites des bureaux, rencontres d’équipe, remplissage des documents, informations sur la mission et les valeurs, les différentes formations, suivis, debriefing des premières impressions, etc. Vous devez procéder à ces “activités” de manière organisée. Vos journées de travail sont occupées: il faut faire du temps pour accueillir votre nouvel employé!
Organisez un événement de team bonding
Ça peut être informel: prendre un verre, déjeuner, dîner tous ensemble, jouer à un jeu. Cela aura pour effet de briser la glace et de permettre, déjà, à tous et au nouveau collaborateur de tisser des liens et créer des «inside jokes».
Créez un livret d’accueil et un manuel d’employé
Le livret d’accueil permet au nouvel employé d’avoir accès à toutes les informations importantes sur l’entreprise. C’est une manière de l’encadrer et de lui démontrer qu’il fait maintenant partie de l’équipe.
Comment établir un plan d’intégration pour un nouveau collaborateur?
Créez un plan d’intégration personnalisé
Vous avez beau avoir trouvé le meilleur candidat pour le poste, encore faut-il l’accompagner jusqu’à ce qu’il touche son plein potentiel. Chaque individu est différent: il faut donc que votre plan d’intégration le soit aussi. Fiez-vous aux expériences précédentes de votre nouveau collaborateur pour influencer vos plans de formation.
Assurez-vous du bien-être du nouvel employé
Félicitez-le d’avoir assimilé vos formations, motivez-le dans une tâche difficile. En tant que gestionnaire, vous devriez avoir à cœur que votre employé ne vive pas de stress (baisse de performance plutôt que productivité accrue!!!), se sente sécurisé et en confiance (rime aussi avec autonomie et motivation!).
Soyez aussi attentionné et rigoureux dans votre processus d’intégration que dans le recrutement
Vous avez sélectionné un candidat avec beaucoup d’attention? Pourquoi ne pas poursuivre sur cette lancée en préparant son intégration avec soin et considération? Cela passe par le plan d’intégration. VOUS êtes responsable de le mettre en position de réussite. Il est de votre devoir de lui donner les outils et les informations pour grandir dans un environnement stimulant et ouvert. Un employé qui aime son emploi et son équipe jouera de manière positive sa position d’ambassadeur de votre entreprise et en parlera en bien à son entourage.
Soyez disponible et à l’écoute
Soyez disponibles pour vos nouveaux collaborateurs et soyez à l’écoute. Souvenez-vous de vos premières journées sur un lieu de travail! Tout le monde aime se sentir la bienvenue, savoir que les gens rencontrés sont intéressés par notre vécu, ne pas se sentir de trop autour de la table à dîner ou lorsque l’on pose des questions pour bien faire.
Un bon plan d’intégration est directement lié au roulement des employés ou à leur fidélisation/rétention: il est de votre ressort de mettre en place de manière structurée les conditions de travail gagnantes pour avoir un employé épanoui qui performera au sein de votre entreprise.
